Kierownik projektu
Andrzej Starski
Narodowy Instytut Zdrowia Publicznego Państwowy Zakład Higieny – Państwowy Instytut Badawczy
Zakład Bezpieczeństwa Żywności
Adres: ul. Chocimska 24, 00-791 Warszawa
telefon: 22 5421 383
fax: 22 5421 225
email: astarski@pzh.gov.pl
Poniżej prezentujemy najczęściej zadawane pytania wraz z odpowiedziami. Zostały one podzielone na trzy główne sekcje:
zagadnienia ogólne
wprowadzanie danych – kwestie szczegółowe
sprawy techniczne – dotyczą obsługi arkuszy danych
1. ZAGADNIENIA OGÓLNE
• Jakich badań dotyczy obowiązek gromadzenia danych?
• Czy dane przesłane do GIS w postaci arkuszy MS Excel podlegają weryfikacji?
• Czy należy korygować dane wprowadzone w poprzednich wersjach arkusza MS Excel, gdy pojawia się nowa aktualizacja?
• Jak zgłaszać uwagi i sugestie do sposobu gromadzenia danych?
• Jak wprowadzenie nowego wzoru arkusza ma się do projektu harmonizacji gromadzenia danych w Polsce?Czy będą organizowane szkolenia dotyczące gromadzenia danych?
2. WPROWADZANIE DANYCH
• Kto powinien wprowadzać wyniki badań jeśli nie były one wykonywane w laboratorium Stacji pobierającej próbki?
• Czy w przypadku akrylamidu należy stosować arkusz, czy wprowadzać dane za pośrednictwem funkcjonującej witryny internetowej?
• Mam wyniki dla badania zawartości WWA w próbce oleju roślinnego tj. wartość dla sumy 4 związków oraz samego benzo(a)pirenu. Jakie wyniki należy wprowadzić w arkuszu – tylko te dwa, czy również poszczególne wyniki dla każdego składnika sumy?
• Kiedy należy podawać wartość liczbową wyniku, gdy wartość jest poniżej granicy oznaczalności (LOQ)?
• Czy w przypadku nie stwierdzenia zanieczyszczenia w badanej próbce wystarczające jest podanie wyniku jako poniżej granicy oznaczalności (LOQ) oraz wartości LOQ?
• Za pomocą metody akredytowanej oznaczono zawartość analitu (ochratoksyna A) powyżej zakresu roboczego metody, jak należy wprowadzić taki wynik?
• Dotychczas w tabelach sprawozdawczych często podawano datę rozpoczęcia badania i datę zakończenia badania, czy teraz należy podać tylko jedna datę?
• Na liście rozwijalnej brak jednostki, której potrzebuję użyć… / Na liście rozwijalnej brak odpowiedniej normy stosowanej do oznaczania […] jak w tym przypadku wprowadzić dane?
• Czy w kolumnie 15 (Liczba pobranych próbek) należy podać liczbę pobranych opakowań, czy też liczbę próbek laboratoryjnych, którą stanowią po homogenizacji?
• Czy zawsze należy podawać wartość niepewności?
3. SPRAWY TECHNICZNE
• Czy poszczególne próbki należy w arkuszu oddzielać np. pustym wierszem lub cieniowanym szarym kolorem?
• Czy dane należy gromadzić w jednym arkuszu, czy można utworzyć inne pliki lub zakładki?
• Dlaczego po skopiowaniu arkusza do nowej zakładki listy rozwijalne nie działają prawidłowo (są puste)?
• Czy można uzyskać wersję arkusza nie chronioną hasłem?
ZAGADNIENIA OGÓLNE
1.1. Jakich badań dotyczy obowiązek gromadzenia danych?
Projekt przewiduje gromadzenie danych dotyczących środków spożywczych w zakresie zanieczyszczeń chemicznych, substancji dodatkowych i mikrobiologii żywności oraz materiałów i wyrobów do kontaktu z żywnością. Dokładna lista środków wymieniona jest w słowniku GIS (w arkuszu kalkulacyjnym są to kolumny: 6: Grupa produktów wg słownika GIS oraz 7: Podgrupa produktów wg słownika GIS).
Nie gromadzimy (oczywiście w ramach tego projektu) danych dla kosmetyków, materiałów i urządzeń sanitarnych, wody przeznaczonej do picia (innej niż wymieniona w grupie 16 Wody mineralne i napoje bezalkoholowe”) oraz próbek posiłków pobieranych w zakładach żywienia zbiorowego.
1.2. Czy dane przesłane do GIS w postaci arkuszy MS Excel podlegają weryfikacji?
Wszystkie wysłane arkusze zawierające dane podlegają przeglądowi tzw. walidacji danych. W przypadku stwierdzenie błędów część z nich poprawiana jest automatycznie (np. nieprawidłowy format daty), tam gdzie poprawki są bardziej złożone lub brakuje określonych danych formularz będzie odsyłany do Stacji, która wprowadziła dane z prośbą o uzupełnienie wskazanych rekordów. Raporty z informacjami o przyjętych/wymagających poprawy danych (wysłanych w maju i czerwcu br.) zostaną przesłane Stacjom w lipcu br. Termin ewentualnej korekty będzie proponowany indywidulanie w zależności od potrzeb.
1.3. Czy należy korygować dane wprowadzone w poprzednich wersjach arkusza MS Excel, gdy pojawia się nowa aktualizacja?
Nie. Nowe wersje arkusza gromadzenia danych zawierają zmiany zakresu terminologii arkusza, nie zmieniają się natomiast kolumny, ich liczba i przeznaczenie. Pewne zmiany w układzie kolumn wprowadzono w wersji 4. na 2014 r. Gdy pojawia się nowa wersja arkusza należy kontynuować wprowadzanie danych w tej najnowszej wersji. Dane wprowadzone w poprzednich wersjach nie wymagają wprowadzania żadnych zmian, czy poprawek. Nie ma potrzeby kopiowania danych z poprzednich arkuszy do nowej wersji arkusza – dane będą przyjmowane tak, jak zostały wprowadzone (w dostępnej w danym okresie wersji arkusza).
W przypadku gdy chcecie jednak Państwo skopiować dane z poprzedniego arkusza do najnowszej wersji arkusza należy zaznaczyć komórki zawierające dane w poprzedniej wersji arkusza (bez zaznaczania nagłówka tabeli), wybrać polecenie kopiuj, następnie przejść do nowego arkusza, wybrać lewą górna komórkę do kopiowania zakresu, następnie wybrać polecenie „Wklej specjalnie”, a w wyświetlonym oknie dialogowym wybrać opcję „Wartości” i nacisnąć OK. Nie należy kasować poprzedniej wersji arkusza, stanowi ona plik zapasowy w przypadku gdyby w trakcie kopiowania nastąpiły błędy. Nie należy kopiować danych ze starszych wersji arkusza do wersji 4. przeznaczonej do gromadzenia danych w 2014 r. (inny układ kolumn!)
1.4. Jak zgłaszać uwagi i sugestie do sposobu gromadzenia danych?
Państwa uwagi i sugestie są nam zdecydowanie potrzebne, można je zgłaszać wysyłając e-maile na adres Kierownika Projektu (preferowane rozwiązanie) lub również telefonicznie. Uwagi mogą mieć zakres zarówno techniczny jak i merytoryczny. Na ich podstawie będziemy ulepszali arkusze do gromadzenia danych oraz w przyszłości witrynę internetową do gromadzenia danych.
1.5. Jak wprowadzenie nowego wzoru arkusza ma się do projektu harmonizacji gromadzenia danych w Polsce?
Realizacja projektu obejmuje stworzenie bazy danych i witryny internetowej umożliwiającej wprowadzanie danych o zanieczyszczeniach chemicznych, substancjach dodatkowych, mikrobiologii i materiałach do kontaktu z żywnością. Obecnie trwają prace nad przygotowaniem witryny internetowej, będzie ona dostępna w październiku br. (początkowo w odniesieniu do zanieczyszczeń i substancji dodatkowych). Po jej uruchomieniu zostaną przeprowadzone szkolenia dla pracowników inspekcji sanitarnej w zakresie gromadzenia danych.
Nowe oprogramowanie będzie obowiązywało od stycznia 2014 r. Niniejszy arkusz w formacie MS Excel jest rozwiązaniem przejściowym stosowanym do czasu pełnego wdrożenia projektu. Arkusz służy do gromadzenia danych pochodzących z urzędowej kontroli i monitoringu żywności w kierunku zanieczyszczeń chemicznych (lata 2012-2013) oraz w kierunku substancji dodatkowych, mikrobiologii żywności i migracji z materiałów do kontaktu z żywnością (za rok 2013). Stosowanie arkusza dopuszczalne będzie także w 2014 r. Stara wersja arkusza gromadzenia danych monitoringowych nie jest zgodna z wymaganiami harmonizacji danych, a jej przetwarzanie jest niezwykle czasochłonne, dlatego nie jest możliwe dalsze stosowanie dotychczasowych (takich jak dla danych sprzed 2012 r.) wzorów arkuszy.
1.6. Czy będą organizowane szkolenia dotyczące gromadzenia danych?
Tak, szkolenia zostaną zorganizowane w październiku i listopadzie br. i będą dotyczyły wprowadzania danych do bazy danych poprzez przygotowywaną aktualnie witrynę internetową. Na szkolenie zostanie zaproszonych po dwie osoby z każdej Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej. Informacja o dokładnych terminach szkoleń będzie dostępna we wrześniu br.
Osoby biorące udział w szkoleniu będą miały za zadanie przeszkolić w ramach szkoleń kaskadowych pozostałych pracowników wprowadzających dane w WSSE i podległych PSSE. Uczestników szkolenia poprosimy także o zebranie wniosków merytorycznych i technicznych odnośnie systemu gromadzenia danych i zaprezentowanie ich na seminarium zamykającym realizację projektu.
WPROWADZANIE DANYCH
2.1. Kto powinien wprowadzać wyniki badań jeśli nie były one wykonywane w laboratorium Stacji pobierającej próbki?
Wszystkie dane wprowadzane są w Stacji, która pobrała próbkę (dysponuje ona zarówno protokołem pobrania próbki jak i otrzymanym z innego laboratorium sprawozdaniem z badań). Jeżeli na podstawie sprawozdania nie jest możliwe podanie wszystkich wymaganych informacji, to proszę zostawić odpowiadające im pola nieuzupełnione. W zakresie uzupełnienia danych Stacja pobierająca próbkę może indywidulanie (i inaczej) umówić się w zakresie uzupełniania danych z laboratorium innej Stacji, które wykonywało badanie.
2.2. Czy w przypadku akrylamidu należy stosować arkusz, czy wprowadzać dane za pośrednictwem funkcjonującej witryny internetowej?
Oba rozwiązania są prawidłowe. Proszę zauważyć, że w przypadku witryny internetowej po wprowadzeniu informacji o próbce, wyniki badania mogą zostać łatwo uzupełnione przez Stację, która wykonywała badanie, co ogranicza czas poświęcony na ewentualne przepisywanie danych ze sprawozdania.
2.3. Mam wyniki dla badania zawartości WWA w próbce oleju roślinnego tj. wartość dla sumy 4 związków oraz samego benzo(a)pirenu. Jakie wyniki należy wprowadzić w arkuszu – tylko te dwa, czy również poszczególne wyniki dla każdego składnika sumy?
To samo pytanie może dotyczyć również sumy toksyn T-2 i HT-2 albo sumy fumonizyn.
W przypadku dla WWA należy wprowadzić wyniki dla każdego składnika sumy tj. dla benz(a)antracenu, benzo(b)fluorantenu, benzo(a)pirenu i chryzenu, wybierając w kolumnie 27 (wartość wyniku stanowi:) „wynik pomiaru” oraz dla sumy 4 związków wybierając odpowiednio „średnią zawartość”.
Analogicznie należy postępować w przypadku mikotoksyn czy innych parametrów występujących np. w postaci sumy. Jeżeli podano wyłącznie wartości dla składników rekord też uznawany jest za poprawny, jednak gdy podano wyłącznie sumę, to zostaniecie Państwo poproszeni o uzupełnienie danych.
2.4. Kiedy należy podawać wartość liczbową wyniku, gdy wartość jest poniżej granicy oznaczalności (LOQ)?
Wartości liczbowe dla wyniku poniżej LOQ (ale powyżej LOD) należy podawać tylko w przypadku metali szkodliwych dla zdrowia. Dla wszystkich pozostałych zanieczyszczeń wartość liczbową podajemy zawsze, gdy wynik jest równy lub wyższy granicy oznaczalności LOQ.
2.5. Czy w przypadku nie stwierdzenia zanieczyszczenia w badanej próbce wystarczające jest podanie wyniku jako poniżej granicy oznaczalności (LOQ) oraz wartości LOQ?
Nie. Jeżeli nie stwierdzono obecności badanej substancji w próbce należy podać w kolumnie 28 (Rodzaj wyniku): „mniejszy niż LOD” oraz wartość LOD w kolumnie 30 (Granica wykrywalności LOD), jednostka granicy powinna być zgodna z jednostką podaną w kolumnie 33 (Jednostka wyniku).
Podanie wyniku tak, jak przedstawiono go w pytaniu oznacza, że stwierdzono obecność analitu w próbce, ale poniżej granicy oznaczalności. Bardzo ważne z punktu widzenia dalszej statystyki jest rozróżnienie sytuacji nie występowania zanieczyszczenia (poniżej LOD) od występowania na niskim poziomie, dla którego nie można wskazać wartości liczbowej z odpowiednią niepewnością (czyli poniżej LOQ i powyżej LOD).
Wartości LOD i LOQ należy podawać dla każdego wyniku, niezależnie czy jest on poniżej wymienionych granic, czy też jest wartością liczbową.
2.6. Za pomocą metody akredytowanej oznaczono zawartość analitu (ochratoksyna A) powyżej zakresu roboczego metody, jak należy wprowadzić taki wynik?
W tym przypadku proszę wybrać w kolumnie 25 (Czy metoda jest akredytowana?) „zgodnie z ISO/IEC 17025”, w kolumnie 28 (Rodzaj wyniku) „wartość numeryczna”, w kolumnie 29 (Wynik) odpowiednią uzyskaną wartość liczbową oraz w kolumnie 42 (Dodatkowa informacja o metodzie analitycznej) informację, że wynik przekracza zakres roboczy, wraz z podaniem górnej wartości zakresu roboczego metody (jednostka powinna być zgodna z jednostką wyniku podaną w kolumnie 33).
2.7. Dotychczas w tabelach sprawozdawczych często podawano datę rozpoczęcia badania i datę zakończenia badania, czy teraz należy podać tylko jedna datę?
Tak, podajemy wyłącznie datę zakończenia badania.
2.8. Na liście rozwijalnej brak jednostki, której potrzebuję użyć… / Na liście rozwijalnej brak odpowiedniej normy stosowanej do oznaczania […] jak w tym przypadku wprowadzić dane?
Jeżeli nie odnajdujecie Państwo na liście potrzebnej wartości do wyboru to należy pole pozostawić puste. Informację w postaci opisu z podaniem brakującej jednostki, normy czy innej wartości należy zamieścić w sekcji „Informacje uzupełniające” arkusza gromadzenia danych. W odniesieniu do metod analitycznych służy do tego kolumna 42 „Dodatkowa informacja o metodzie analitycznej” a we wszystkich innych przypadkach kolumn 46 „Dodatkowe (inne) uwagi, inne informacje opisowe”.
Jednocześnie warto wysłać do Kierownika projektu informację z sugestią dokonania odpowiednich uzupełnień w arkuszu. Są one po przeanalizowaniu wprowadzane w kolejnych edycjach (wersjach) arkusza.
2.9. Czy w kolumnie 15 (Liczba pobranych próbek) należy podać liczbę pobranych opakowań, czy też liczbę próbek laboratoryjnych, którą stanowią po homogenizacji?
Proszę podawać liczbę jednostkowych opakowań jakie zostały pobrane z obrotu lub u producenta. Możliwość wprowadzenia liczby próbek laboratoryjnych i liczby pobranych opakowań jednostkowych zostanie wprowadzona dopiero w systemie gromadzenia danych on-line.
2.10. Czy zawsze należy podawać wartość niepewności?
Wartość niepewności podajemy dla tych wyników w przypadku zanieczyszczeń i materiałów do kontaktu, dla których wynik jest wartością numeryczną powyżej granicy oznaczalności (LOQ). W tych sytuacjach niepewność podajemy zawsze.
W przypadku mikrobiologii i substancji dodatkowych niepewność podajemy, o ile określono ją na sprawozdaniu z badań.
SPRAWY TECHNICZNE
3.1. Czy poszczególne próbki należy w arkuszu oddzielać np. pustym wierszem lub cieniowanym szarym kolorem?
Nie, oddzielanie próbek nie jest potrzebne (linie lub wiersze rozdzielające są usuwane przy przetwarzaniu). Nie przeszkadzają one jednak w przetwarzaniu, więc użytkownicy mogą stosować wiersze lub linie rozdzielające poszczególne próbki.
3.2. Czy dane należy gromadzić w jednym arkuszu, czy można utworzyć inne pliki lub zakładki?
Każdą z grup (komórka A1) tj. zanieczyszczenia, substancje dodatkowe, mikrobiologia i materiały do kontaktu należy zgromadzić w osobnym pliku lub plikach. Dla każdej z grup lub poszczególnych zanieczyszczeń (substancji, etc.) można utworzyć dowolną liczbę plików, można również tworzyć kolejne zakładki (kopiując arkusz „DANE”).
Przykładowo: dane dotyczące zanieczyszczenia metalami może gromadzić kilku pracowników, z których każdy pracuje w osobnym pliku; albo: można utworzyć osobne pliki dla każdego zanieczyszczenia; albo: można zgromadzić wszystkie zanieczyszczenia w jednym pliku, w jednej lub wielu zakładkach, itd.
3.3. Dlaczego po skopiowaniu arkusza do nowej zakładki listy rozwijalne nie działają prawidłowo (są puste)?
Aby listy działały prawidłowo należy proces kopiowania przeprowadzić zgodnie z dalszym opisem. Prawym klawiszem myszy kliknąć na zakładkę „DANE” następnie wybrać z menu podręcznego polecenie „Przenieś lub kopiuj…”. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczyć opcję „Utwórz kopię” a następnie nacisnąć „OK”. Po utworzeniu arkusza można zmienić jego nazwę.
Operacja utworzenia nowego arkusza („Wstaw arkusz”), a następnie kopiowanie typu kopiuj/wklej komórki pomiędzy arkuszami prowadzi do uszkodzenie powiązań niektórych list rozwijalnych, stąd są one często niedostępne w tak (wadliwie) skopiowanym arkuszu.
3.4. Czy można uzyskać wersję arkusza nie chronioną hasłem?
Arkusz chroniony jest hasłem w celu uniknięcia przypadkowych pomyłek np. w zakresie edycji wartości słownikowych, co może skutkować zaburzeniem struktury gromadzonych danych lub niepoprawnym działaniem arkusza. Użytkownicy, którzy chcą usunąć ochronę arkusza mogą to zrobić. W celu uzyskania hasła należy skontaktować się telefonicznie z Kierownikiem Projektu.
Arkusze do gromadzenia danych
1. Arkusz gromadzenia danych wersja 1 z dnia 9.04.2013 r.
2. Arkusz gromadzenia danych wersja 2 z dnia 31.05.2013 r.
3. Arkusz gromadzenia danych wersja 3 z dnia 19.07.2013 r.
4. Arkusz gromadzenia danych wersja 4 przeznaczona do gromadzenia danych w 2014 i 2015 r.
5. Arkusz gromadzenia danych wersja 5 przeznaczona do gromadzenia danych w 2015 i 2016 r.
6. Arkusz gromadzenia danych wersja 5-2 przeznaczona do gromadzenia danych w 2016 r. – uzupełniony
7. Arkusz gromadzenia danych wersja 6-1 przeznaczona do gromadzenia danych w 2017 i 2018 r.
8. Arkusz gromadzenia danych 2020 r.
9. Arkusz gromadzenia danych 2021 r.
10. Arkusz gromadzenia danych 2022 r.
11. Arkusz gromadzenia danych 2023 r.
12. Arkusz gromadzenia danych 2024 r.
Dodatkowe materiały
Dodatkowe materiały na temat gromadzenia danych można uzyskać na stronie internetowej EFSA, panel DCM (Dietary and Chemical Monitoring):
• gromadzenie danych i Standard Sample Description (SSD)
• system klasyfikacji środków spożywczych (FoodEx2)